XXII. GÉRER DU MATERIEL¶
Veuillez cliquer sur le bouton en forme d’engrenage (1), du menu principal, situé en haut à la gauche de votre page puis sur le l’icône Matériel (2) pour accéder au module de gestion du matériel et de la métrologie. Pour gérer votre matériel de laboratoire vous devez suivre les étapes suivantes :
1. Renseigner votre base de données
2. Créer un nouveau modèle et une nouvelle unité de matériel
3. Créer un nouveau matériel composite
4. Réaliser un contrôle et associer le matériel
1. Renseigner votre base de données¶
Vous devez dans un premier temps renseigner les tiers liés au matériel : les fournisseurs, qui revendent du matériel, les fabricants et les marques qui le fabriquent, des prestataires de maintenance et enfin des organismes de contrôle qui vont par exemple étalonner le matériel. À noter qu’une même entreprise peut remplir plusieurs rôles (par exemple un fournisseur peut être chargé de la maintenance).
A. Créer un nouveau fournisseur de matériel
Veuillez cliquer sur le bouton BASE DE DONNÉES (1) puis sur FOURNISSEURS DE MATÉRIEL (2) pour créer un nouveau fournisseur de matériel.
Vous arrivez ainsi dans la page présentant la Liste des sociétés : Fournisseurs de matériel (1). Veuillez cliquer sur le bouton NOUVEAU (2) puis veuillez consulter le chapitre V.2.A. de ce manuel, pour créer un nouveau fournisseur de matériel.
B. Créer un nouveau fabricant et / ou une nouvelle marque de matériel
Veuillez cliquer sur le bouton BASE DE DONNÉES (1) puis sur FABRICANTS / MARQUES (2) pour créer un nouveau fabricant de matériel (ou une nouvelle marque de matériel).
Vous arrivez ainsi dans la page présentant la Liste des sociétés : Fabricants / Marques (1). Veuillez cliquer sur le bouton NOUVEAU (2) puis veuillez consulter le chapitre V.2.A. de ce manuel, pour créer une nouvelle société.
C. Créer un nouveau prestataire de maintenance
Veuillez cliquer sur le bouton BASE DE DONNÉES (1) puis sur PRESTATAIRE DE MAINTENANCE (2) pour créer un nouveau prestataire de maintenance.
Vous arrivez ainsi dans la page présentant la Liste des sociétés : Prestataires de maintenance (1). Veuillez cliquer sur le bouton NOUVEAU (2) puis veuillez consulter le chapitre V.2.A. de ce manuel, pour créer un nouveau prestataire de maintenance.
D. Créer un nouvel organisme de contrôle et de certification
Veuillez cliquer sur le bouton BASE DE DONNÉES (1) puis sur ORGANISMES DE CONTRÔLE ET CERTIFICATIONS (2) pour créer un nouvel organisme de contrôle et / ou de certification.
Vous arrivez ainsi dans la page présentant la Liste des sociétés : Organismes de contrôle et de certification (1). Veuillez cliquer sur le bouton NOUVEAU (2) puis veuillez consulter le chapitre V.2.A. de ce manuel, pour créer un nouvel organisme de contrôle et / ou de certification.
2. Créer un nouveau modèle et une nouvelle unité de matériel¶
Pour créer une nouvelle unité de matériel, vous devez suivre les étapes suivantes :
A. Créer un nouveau groupe de matériel
B. Créer un nouveau modèle de matériel
C. Créer une nouvelle unité de matériel
A. Créer un nouveau groupe de matériel
Il vous faudra tout d’abord définir des groupes dans lesquels placer le matériel.
Veuillez cliquer sur le bouton intitulé MATÉRIEL (1), puis sur le bouton ÉDITION DES GROUPES (2) pour créer un nouveau groupe de matériel.
Sur la page intitulée Édition des groupes de matériel (1), se trouve la liste des groupes déjà créés. Vous pouvez supprimer des groupe en cliquant sur les petites croix X (2) devant chaque groupe ou créer des sous-groupe à l’aide du bouton + (3). Veuillez cliquer sur le bouton AJOUTER UN GROUPE “RACINE” (4) pour créer un nouveau groupe de matériel.
Veuillez saisir la désignation du groupe (1) dans la fenêtre qui apparaît et cliquer sur le bouton AJOUTER (2).
Votre groupe a été créer et en le sélectionnant (1) on peut voir des informations à son sujet (2) (sa désignation et son groupe parent).
B. Créer un nouveau modèle de matériel
Il vous faudra ensuite créer un nouveau modèle de matériel.
Veuillez cliquer sur le bouton intitulé MATÉRIEL (1), puis sur le bouton ÉDITION DES MODÈLES (2) pour créer un nouveau modèle de matériel.
Sur la page intitulée Édition des modèles de matériel (1), se trouve la liste des modèles déjà créés. Vous pouvez supprimer des modèles en cliquant sur les petites croix X (2) devant chaque modèle. Le lien E (3) permet, quant à lui, d’éditer un modèle existant. Veuillez cliquer sur le bouton + (4) pour créer un nouveau modèle dans un groupe précédemment créé.
Veuillez ensuite saisir la désignation de votre nouveau modèle de matériel (1), puis veuillez préciser s’il s’agit d’un matériel simple ou composite (2) (c’est-à-dire un matériel contenant d’autres matériels tel que les colonnes de tamis, presse CBR…), puis cliquer sur le bouton AJOUTER (3).
La page suivante, intitulée Édition des modèles de matériel (1) se compose de plusieurs onglets vous permettant d’établir des programmes de contrôle et de maintenance (2), d’ajouter une photo du matériel (3), de spécifier des consignes d’utilisation (4) et des caractéristiques techniques (5). Vous pouvez également déposer le(s) fichier(s) de la notice (6) ainsi que d’ajouter des observations (7).
C. Créer une nouvelle unité de matériel
Les unités de matériel se créent à partir des modèles de matériel définis au chapitre précédent. Pour créer de nouvelles unités, rendez-vous dans le menu ÉDITION DU MATÉRIEL (1)
Sur cette page vous retrouvez l’ensemble des groupes de matériel (2) et des modèles de matériel (3) que vous avez créé aux chapitre précédents. Pour créer une nouvelle unité de matériel, cliquez sue le “+” en face de votre modèle de matériel (4)
Une fenêtre s’ouvre et vous permet de renseigner les informations de votre matériel.
Le numéro d’inventaire (5) est défini par le masque de numérotation paramétré (voir chapitre II. 5. B.). Ce numéro est définitif et ne peut pas être modifié après la création du matériel.
Les champs “Complément” et “Numéro de série” (6) sont optionnels et peuvent être modifiés après la création du matériel.
Après validation, vous retrouverez votre unité de matériel dans la liste. En la sélectionnant (7), vous avez la possibilité voir et modifier ses informations.
3. Créer un nouveau matériel composite¶
Un matériel composite est un matériel composé d’autres matériels. Il peut s’agir par exemple d’une colonne de tamis composée de tamis.
Pour créer un matériel composite, cliquez sur le bouton intitulé MATÉRIEL (1), puis sur le bouton ÉDITION DES MODÈLES (2).
Cliquez ensuite sur le symbole “+” (3) pour créer un nouveau modèle dans un groupe précédemment créé.
Saisissez la désignation du matériel (4) et indiquez qu’il s’agit d’un matériel composite (5).
Le modèle composite étant créé, vous pouvez à présent ajouter le(s) modèle(s) de matériel qui le compose. Sur la page “Édition des modèles de matériel”, cliquez sur le + sur la ligne du matériel composite (6).
Entrez la désignation du modèle de matériel et validez.
Vous pouvez à présent modifier le modèle que vous avez créé en renseignant les propriétés qui lui sont propres (modèle, fabricant, programme de contrôle et de maintenance,…).
4. Créer une nouvelle unité de matériel sur un matériel composite¶
La création d’unités de matériel sur les matériels composites est similaire à la création d’unités sur les matériels simples.
Pour créer de nouvelles unités rendez-vous sur la page “ÉDITION DU MATÉRIEL”.
Dans l’arborescence, vous pouvez distinguer les modèles simples (1) des modèles composites (2) grâce à leur icône qui est différente.
Pour créer une nouvelle unité, cliquez sur le “+” en face du modèle (3). Les détails de création de l’unité sont donnés au chapitre XXII. 2. C.
Cliquez ensuite sur Nouvelle unité physique de matériel
Les détails de création de l’unité sont donnés au chapitre XXII. 2. C. Les unités créées apparaissent sous leur modèle dans la section gauche de l’écran. Vous pouvez les sélectionner pour les éditer indépendamment l’une de l’autre.
Lors de l’ajout d’unité sur le matériel composite, vous avec également le choix d’importer des unités matériel existantes.
Nous allons voir dans l’exemple ci-dessous comment importer des tamis individuels (1) dans le modèle composite Colonne de tamis (2).
Dans le menu Gestion du matériel -> Modèles, éditez le modèle de matériel composite.
Dans l’édition du modèle composite, ajoutez un modèle à l’aide du bouton +.
Ce modèle doit porter le même nom que le modèle des matériel que l’on veut importer.
Dans notre exemple, il s’agit du modèle TAMIS TÔLE PERFORÉE
Retournez dans Édition du matériel et sélectionnez votre unité de matériel composite (1).
Vous constaterez que le modèle ajouté à l’étape précédente apparaît dans la liste (2).
Cliquez sur le + à coté du modèle « Tamis tôle perforée » (2).
Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez « Importer un matériel ».
Le logiciel vous propose alors la liste des unités de matériel correspondantes au modèle, à l’exception des unités sorties et déjà importées.
Cliquez sur « Importer » pour ajouter l’unité à votre matériel composite.
5. Paramétrer et réaliser une opération (contrôle, maintenance,…)¶
A. Opération ponctuelle
Pour renseigner une opération sur un matériel, rendez-vous sur la page d’édition des matériels et sélectionnez votre unité de matériel (1). Dans la partie gauche, cliquez sur « Nouvelle opération » (2)
Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez le type d’opération réalisée et validez
Dans la nouvelle fenêtre, entrez les détails de votre opération et validez.
L’opération apparaît maintenant dans la liste des opérations réalisées
B. Opération récurrente
Le paramétrages des opération récurrentes sur le matériel comme l’étalonnage, l’entretien et les contrôles périodiques s’effectue sur les modèle de matériel.
Dans l’édition d’un modèle de matériel, dans l’onglet « Programme de contrôle et de maintenance » (1), sélectionnez le type d’opération (2) et cliquez sur « Nouveau » (3).
Dans la nouvelle fenêtre, renseignez les paramètres de la tache : prestataire, fréquence, tolérance,…, puis validez.
L’opération est alors ajoutée à la liste.
En vous rendant sur une unité de matérielle basée sur ce modèle (1) , vous verrez à présent les opérations planifiées sur celle-ci (2). Pour réaliser l’opération planifiée, cliquez sur « Nouvelle opération » (3)
Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez l’opération à réaliser (4) et validez.
Dans la nouvelle fenêtre, renseignez les détails de l’opération et validez
L’opération est alors enregistrée. Vous pouvez accéder à ses détails en cliquant sur son N° d’opération (5). La date de prochaine opération est mise à jour en fonction de la fréquence paramétrée (6).
6. Mouvements de matériels¶
Les mouvements de matériels permettent de suivre les entrées et sorties de matériel. Ces mouvements sont créés si le matériel est emprunté, envoyé à un prestataire pour une réparation ou un étalonnage etc.
Ces mouvements sont créés à partir du menu Matériel → Matériel emprunté
Sur cet écran, vous trouverez :
(1) : la liste du matériel actuellement sorti.
(2) : la possibilité de renseigner un nouvel emprunt.
(3) : la possibilité de resituer un matériel sorti.
(4) : l’historique des entrées et sorties de matériel.
A. Renseigner un nouvel emprunt
Pour renseigner un nouvel emprunt, cliquez sur « Emprunter du matériel ». A la première étape, renseignez l’emprunteur (1), le motif de la sortie (emprunt, étalonnage, réparation,…) (2) et la date de retour prévu (3).
A l’étape suivante, sélectionnez les unités de matériel empruntées en cliquant sur “Ajouter une unité”.
Dans la fenêtre de choix du matériel, sélectionnez l’unité à ajouter en cliquant sur l’icône “>>>”.
Remarque : dans cette fenêtre, seul les unités qui ne font pas déjà l’objet d’un emprunt sont proposées.
Vous pouvez ensuite répéter l’opération pour ajouter plusieurs unités de matériel à votre emprunt.
Cliquez ensuite sur “Terminer” pour finaliser le renseignement de votre emprunt.
Sur la page d’accueil, les unités empruntées apparaîtrons alors dans le tableau de suivi.
B. Restituer du matériel
Pour restituer du matériel, cliquez sur le bouton « Resituer du matériel ».
Sur cette page vous trouverez la liste du matériel actuellement emprunté. Vous pouvez si besoin filtrer cette liste par emprunteur en le sélectionnant dans la liste déroulante (1). Cochez le matériel restitué (2) et mettez à jour si besoin son état fonctionnel et visuel en cliquant dans les colonnes correspondantes (3).
C. Historique des emprunts
En cliquant sur le bouton « Fiche journalière de mouvement », vous accéderez à un tableau récapitulatif des entrées et sorties de matériel.
Sur cette page vous pouvez choisir le jour à afficher et voir toutes les entrées et sorties de matériel effectuées sur cette journée.
7. Associer le matériel à des essais¶
Lors de la saisie d’un essai sur un échantillon, il est possible d’indiquer quel matériel a été utilisé pour réaliser l’essai. Il faut pour cela avoir associé le matériel aux essais.
Pour réaliser cette association, rendez-vous dans le menu Matériel → Association du matériel
Sur la page d’association, sélectionnez le matériel à associer dans la colonne de gauche (1), puis cochez tous les essais sur lequel le matériel peut être utilisé dans le tableau de droite (2).
Répétez l’opération en sélectionnant les différents matériel à associer puis enregistrez.
Suite à ce paramétrage, vous retrouverez l’ensemble des matériels associés à vos essais.
8. Gestion des pièces de rechange et de consommables¶
A. Création de nouvelles pièces
Le logiciel permet de gérer et suivre vos stocks de pièces de rechange et de consommables.
Pour accéder à la gestion, rendez-vous dans le menu Gestion du matériel → Gestion du stock
Sur cet écran vous trouverez les différents emplacements de stockage que vous avez créé (1) et la liste des consommable enregistrés à cet emplacement. (2)
Pour créer une nouvelle pièce ou un nouveau consommable, sélectionner son emplacement de stockage dans la colonne de gauche, puis cliquez sur « Ajouter une nouvelle pièce ». (3)
Sur l’écran d’ajout d’une nouvelle pièce, vous pouvez renseigner :
(1) : Les informations concernant la pièce. Les champs « Pièce de rechange » et désignation sont obligatoires.
(2) : L’état du stock. Le stock minimum est celui pour lequel vous serez averti sur le tableau de bord que la pièce est en rupture de stock.
(3) : Des fichiers complémentaires (notices, factures,…).
B. Mouvements des stocks
La pièce étant créé, vous pouvez à présent enregistrer des entrées et sorties de stock.
Pour cela, cliquez sur les signes « + » et « - » sur la ligne de votre pièce
En cliquant sur le « + », on accède à l’écran d’ajout de pièces.
Vous pouvez renseigner dans la zone (1) les information relatives à cet ajout. Cliquez ensuite sur « Ajouter une pièce » (2)
Une première étape vous demande de choisir la pièce concernée. Cliquer sur le signe « >>> » pour sélectionner la pièce
A l’étape suivante, renseignez le nombre de pièces à ajouter et si besoin les informations complémentaires. Cliquez ensuite sur Ajouter.
De retour sur la page d’ajout de pièce, vous pouvez enregistrer.
Sur la page de la liste des stocks, vous constaterez que le nombre en stock a été mis à jour (1).
Vous pouvez accéder au détail de la pièce en cliquant sur sa désignation (2).
Dans le détail de la pièce, vous retrouverez l’historique des entrée et sorties de stock.
9. Gestion des tickets d’incident¶
Pour accéder à la gestion des tickets rendez-vous dans le menu Gestion du matériel → Tickets d’incident.
Sur cette page, vous avez la possibilité de consulter les tickets ouverts et d’en créer de nouveaux (1). Vous disposez de différents filtres permettant de n’afficher que les tickets voulus (2).
Lors de la création d’un nouveau ticket, vous pouvez saisir les différentes informations liées au problème constaté. Vous pouvez en particulier saisir le sujet (1), le matériel concerné (2) et ajouter un message pour décrire le problème (3). Renseigner une date d’échéance permettra de remonter l’alerte sur le tableau de bord si le ticket est toujours ouvert à cette date (4). Lorsque la personne affectée au ticket l’aura résolu, elle pourra le passer au statut « Fermé » (5).
10. Documents qualité¶
Vous avez la possibilité d’importer et stocker vos documents dans un espace de stockage. Celui-ci est disponible dans le menu « Documents Qualité ».
Dans cet espace vous pouvez créer des répertoires (1) et ajouter tout type de documents (2). Le téléchargement des documents et leur suppression s’effectue via les lien présents en fin de ligne (3).
11. Tableau de bord¶
Le tableau de bord vous donne une synthèse de votre parc de matériel. Chaque widget vous informe des tâches à réaliser.
Sur la plupart des widgets vous trouverez une icône en forme de loupe permettant d’accéder directement à la fonctionnalité concernée dans le logiciel.
Le tableaux de bord se compose des éléments suivants :
(1) : Le nombre de matériel emprunté, avec une alerte sur le matériel qui n’a pas été restitué à la date d’échéance
(2) : Le nombre d’opération à réaliser (maintenance, étalonnage,…) avec une alerte sur le nombre d’opération en retard
(3) : Le nombre tickets ouverts, avec une alerte les tickets non clôturés à la date d’échéance
(4) : Le nombre de pièces de rechange et de consommables en rupture de stockage
(5) : Un résumé du contenu de votre parc de matériel
(6) : Une zone ou vous pouvez saisir des tâches à réaliser ou toute autre note. Ces notes sont visibles par tous les utilisateurs.
